Tudtad, hogy az ingyenesnek mondott szolgáltatásokért is fizetünk?
Bizony, amikor ingyenes Gmail fiókot használsz – vagy bármi mást, ami ingyenes -, nem pénzzel, hanem az adataiddal fizetsz. Amikor olyan ingyenesnek tűnő alkalmazásokat használunk, mint a Gmail (Google) vagy a Facebook (Meta), valójában a személyes adatainkkal „fizetünk”. A szolgáltatók összegyűjtik, elemzik és felhasználják ezeket az adatokat: profilt készítenek rólunk, személyre szabott hirdetéseket jelenítenek meg, és bizonyos esetekben meg is oszthatják az információkat üzleti partnereikkel.
Ezért fontos, hogy mindig tudatosan kezeljük, milyen adatokat adunk meg, és milyen beállításokat használunk, illetve az, hogy egyáltalán használjuk-e őket. Jelen cikkben a Gmailt pécéztem ki, hiszen ahogy a cím is mutatja: a levelezésről lesz szó.
Bár a Google hivatalos adatvédelmi irányelvei szerint az email tartalmakat nem használják fel közvetlen hirdetési célokra, a felhasználói tevékenységeket – például keresések, YouTube-megtekintések, alkalmazáshasználat – részletesen feldolgozzák és üzleti célokra alkalmazzák. Ez a fajta adatkezelés vállalkozói szemmel komoly adatvédelmi és ügyfélbizalmi kérdéseket vet fel.
Egy vállalkozás számára az ügyféladatok, a partnerek és a munkatársak adatainak kezelése nemcsak kényelmi, hanem jogi és hitelességi kérdés is. Az ügyfelek bizalmát hosszú távon csak felelős adatkezeléssel lehet fenntartani.
Miért nem elegendő vállalkozásnak az ingyenes Gmail?
Az ingyenes Gmail alapvetően magáncélú felhasználásra készült. Nincs mögötte olyan hivatalos adatfeldolgozói szerződés, amely adatvédelmi szempontból védelmet nyújtana egy vállalkozás számára. Ha adatvédelmi incidens történik, a felelősség teljes mértékben a cégedet terheli.
Ráadásul az ilyen fiókoknál nincs üzleti szintű adatmentés, archiválás, auditnapló, hozzáférés-kezelés. Ha elvesznek levelek vagy megsérül az adat, korlátozott lehetőségeid maradnak a helyreállításra.
Sok ügyfél számára pedig egy @gmail.com vagy egy @freemail.hu cím kevésbé sugároz profizmust. Egy saját domain (pl. [email protected]) azonban már az első kapcsolatfelvételnél bizalmat épít.
Milyen lehetőségei vannak egy kisvállalkozásnak, ha váltani szeretne?
Ha valaki első lépésként felismeri, hogy az ingyenes email szolgáltatás nem megfelelő céges szintű használatra, a következő lépés mindig a rendszer kiválasztása. A jó hír az, hogy ma már több olyan szolgáltatás is elérhető, ami akár kis létszámú vállalkozások számára is profi szintű emailrendszert kínál, elérhető áron.
Milyen szempontok segíthetnek a megfelelő céges email kiválasztásában?
A választásnál érdemes több tényezőt is átgondolni. Nem minden rendszer való mindenkinek, és nem a legolcsóbb, vagy a legdrágább verzió a legjobb elv alapján érdemes dönteni.
Elsőként érdemes átgondolni, hogy kizárólag levelezésre keresünk-e megoldást, vagy szeretnénk egy teljes vállalati csomagot, amely tartalmaz naptárkezelést, fájlmegosztást, online dokumentumszerkesztést, videóhívást és akár projektmenedzsment funkciókat is. Ha csupán levelezésre van szükség, léteznek egyszerűbb, költséghatékonyabb megoldások is. Ha viszont komplex, irodai munkát támogató rendszerre vágyunk, akkor a Google Workspace vagy a Microsoft 365 lehet ideális választás.
A felhasználói élmény szintén döntő szempont. A Gmail alapú Workspace felülete sokak számára ismerős, míg a Microsoft 365 inkább azoknak kényelmes, akik már hozzászoktak az Outlook és az Office környezetéhez. A Zoho Mail letisztult felületével könnyen kezelhető kisvállalkozásoknak is, míg a Mailbox.org elsősorban technikai szemléletű, adatvédelmi fókuszú felhasználók körében népszerű.
Az adatkezelés földrajzi helye szintén fontos szempont: a Microsoft és a Google többnyire amerikai adatközpontokat használnak, de biztosítanak EU megfelelőséget is. A Mailbox.org kizárólag németországi (EU) adatközponttal dolgozik, a Zoho pedig bizonyos csomagoknál választható EU adatközpontot kínál.
Végül, de nem utolsósorban ott van az árkérdés is: a Google Workspace jellemzően 6-7 EUR / hó / felhasználó körül alakul, a Microsoft 365 csomagjai többnyire 9-12 EUR / hó / felhasználó között mozognak, míg a Zoho Mail akár már 1-2 EUR / hó / felhasználó áron elérhető. A Mailbox.org pedig jellemzően 3-4 EUR / hó körüli áron kínál biztonságos, adatvédelmi fókuszú megoldást.
Mennyi időt és energiát tudsz beletenni az üzemeltetésbe?
A céges email rendszer elindítása után is szükség lehet folyamatos figyelemre. Nem arról van szó, hogy minden nap be kell avatkozni, de időről időre előkerülhetnek olyan feladatok, mint például a jogosultságok módosítása, új kolléga felvétele, régi fiók lezárása, jelszó helyreállítás, naptármegosztások beállítása vagy éppen biztonsági beállítások finomhangolása. Előfordulhatnak olyan kérdések is, hogy hogyan érdemes felépíteni a cégcsoportos levelezési listákat, alias címeket, archiválási szabályokat, vagy például hogyan oldható meg a GDPR-nak megfelelő adatmentés és törlés.
Ha valakinek van saját rendszergazdája, ezek nem jelentenek különösebb problémát. Viszont a legtöbb kisvállalkozás nem tart fenn külön informatikai csapatot, így ezek a feladatok könnyen a cégvezető vagy az adminisztrációt végző kolléga nyakába kerülnek. Ez pedig időigényes, és sokszor nem is komfortos.
Ilyen helyzetekre jó, ha van olyan külső szakértő, aki segít a rendszer szakszerű beállításában, átköltöztetésében, és később is rendelkezésre áll, ha valamilyen kérdés vagy technikai probléma merül fel.
Mi a helyzet a tárhelyszolgáltatók által kínált „ingyenes céges email” rendszerekkel?
Sok tárhelyszolgáltató a tárhely mellé kínál saját email-szolgáltatást is, tipikusan IMAP-alapú fiókok formájában. Ezek azonban több szempontból is elmaradnak a korszerű email rendszerektől:
Az ilyen rendszerek gyakran gyenge vagy hiányos spam- és vírusvédelmet biztosítanak, nincs professzionális adatmentés, és a tárhely mérete erősen korlátozott. Emellett sokszor hiányoznak az olyan alapvető biztonsági funkciók, mint a kétlépcsős azonosítás, a titkosítás, vagy az átlátható naplózás. Adatvédelmi szempontból szintén problémásak lehetnek, mivel általában nem nyújtanak hivatalos GDPR-kompatibilis adatfeldolgozói szerződést.
Az IMAP és POP3 protokollokkal szemben 2025-ben már felhőalapú, profi vállalati email szolgáltatásokkal sokkal magasabb szintű adatbiztonság, rendelkezésre állás és felhasználói élmény érhető el.
Google Workspace vagy Zoho Mail? – két kiváló megoldás kisvállalkozásoknak
Mi magunk is teszteltünk több különböző megoldást az elmúlt évek során: kipróbáltunk több nagyvállalati rendszert, kisebb szolgáltatókat, valamint különböző ár-érték arányú email platformokat is.
A gyakorlati tapasztalatok alapján végül a Google Workspace és a Zoho Mail az a két rendszer, amit a legtöbb kisvállalkozás számára hosszú távon is stabil, biztonságos és költséghatékony megoldásnak tartunk. Mindkettő mögött komoly fejlesztői háttér, folyamatos frissítés, megbízható ügyféltámogatás és vállalati szintű adatvédelmi megfelelés áll. Mindkét rendszer kifejezetten vállalkozások számára készült, és megfelel a mai adatvédelmi követelményeknek.
| Szolgáltató | Fő előnyök | 2025-ös listaár (becsült) |
|---|---|---|
| Google Workspace (Business Starter) | Teljes Google ökoszisztéma (Gmail, Drive, Meet, Docs, admin felület, biztonság) | kb. 6-7 EUR / hó / felhasználó |
| Zoho Mail (Standard) | Kifejezetten levelezésre optimalizált, magyar nyelvű felület, kiváló ár-érték arány, vállalkozásbarát funkciók | kb. 1-2 EUR / hó / felhasználó |
Mindkét szolgáltató hivatalos adatfeldolgozói szerződést biztosít, ami különösen fontos a GDPR megfelelőséghez.
Sokan azért halogatják a váltást, mert tartanak az átállás bonyolultságától, a levelek elvesztésétől vagy a beállítási hibáktól. Ez teljesen érthető.
A Business Bloom Consulting® berkein belül ebben is tudok segíteni: segítek kiválasztani a céged számára legmegfelelőbb rendszert, elvégzem a teljes levelezés-migrációt, elindítom az új rendszert, és később is rendelkezésre állok, ha kérdés vagy technikai feladat merül fel.
Ha szeretnéd biztonságos alapokra helyezni a céges levelezésed, keress bizalommal!
